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Organiser son projet

 

Médiathèques
Nommer et organiser ses fichiers

Il est nécessaire d'établir, dès le début du projet, des règles concernant l'organisation et le nommage de ses fichiers. Elles permettront de gagner du temps, d'assurer la traçabilité, d'optimiser la découverte et la réutilisation des données.

Réfléchir à une arborescence de vos dossiers qui soit la plus efficace selon vos besoins

  • Trouver le bon équilibre dans la profondeur de l'arborescence
  • Organiser ses dossiers soit par date, projet/expérience ou type de données
  • Numéroter si besoin les dossiers
  • Séparer les données brutes des données analysées/traitées

 

Ajouter un ou plusieurs fichiers Readme.txt, pour décrire au niveau des projets, dossiers ou fichiers, le type de données qui s’y trouve. Ils peuvent être ajoutés soit dans chaque répertoire soit à la racine de votre arborescence. 

 

 

  • Choisir un nom de fichier court et significatif qui ne devrait pas excéder 32 caractères
    • Il peut contenir son sujet, sa date, sa version
    • Placer l'élément important en premier
    • Afin de réduire le nombre de caractères il est possible d'utiliser des abréviations facilement reconnaissables
      • AP : Avant-projet, CdC : Cahier des charges, CR : Compte-rendu, PV : Procès-verbal, R : Règlement
    • Ex. Reunion_20210902_OJ_V01
    • Lorsque l'on souhaite numéroter des fichiers, utiliser des zéros à gauche pour assurer leur bon ordre séquentiel lors de leur affichage et tri
      • Pour une séquence de 1-10 : 01-10
      • Pour une séquence de 1-100 : 001-010-100
  • Eviter les caractères spéciaux, la ponctuation et les caractères accentués :
    • +, =, « », [ ], < >,$, %, &, é, è, ê, ï, ç, ?, !, . , :, ;
  • Eviter les espaces entre les mots. Utiliser plutôt le tiret souligné "_" (underscore) ou une majuscule pour séparer les mots
    • Ex. Regles_Nms_fichiers   u   ReglesNmsFichiers
  • Indiquer les dates dans le bon format AAAAMMJJ ou AAAA-MM-JJ (norme ISO 8601). Commencer un nom de fichier par l'année permet de maintenir le document dans un ordre chronologiques
    • Ex. 20210902 u 2021-09-02
  • Exemples de nommage à privilégier
    • [enqueteur]_[methde]_[sujet]_[YYYYMMDD]_[version].[ext]
    • [prjet#]_[methode]_[version]_[YYYYMMDD].[ext]
    • [YYYYMMDD]_[versin]_[sujet]_[collection de donnees].[ext]
    • [type de fichier]_[auteur]_[YYYYMMDD].[ext]
  • Exemples de nommage à éviter :
    • OFS Ville&Htel 25-12-2019.docx
    • labtx_recent_110820_old_version.sps
    • SrvMthdFinal.dc
  • Il est important de garder une trace des versions des documents qui permettent d’assurer la traçabilité et la reproductibilité de la recherche. Il doit être possible de retracer les changements apportés aux données ou restaurer une version antérieure si besoin. Ceci est d'autant plus important si vous travaillez à plusieurs sur un projet.
  • Chaque version doit être bien nommée en suivant l'une des conventions suivantes :
    • Utiliser une numérotation de la version dans le nom du fichier :
      • V01, V02 pour les révisions majeures
      • V01.1, V01.2 pour les révisions mineures
    • Enregistrer la date dans le nom du fichier : 20210421 ou 2021-04-21
    • Utiliser les abréviations VP pour version provisoire ou VF pour version finale
  • Insérer dans chaque fichier une table de contrôle de document ainsi qu'un historique des versions

Quelques outils gratuits pour le renommage des fichiers

 

Outils pour la gestion des versions

 

Borycz, J. (2021). Implementing Data Management Workflows in Research Groups Through Integrated Library Consultancy. Data Science Journal, 20(1), 9. https://doi.org/10.5334/dsj-2021-009

DoRANum. (2021). Comment bien nommer ses fichiers ? In. Données de la recherche : apprentissage numérique. France. https://doranum.fr/stockage-archivage/comment-nommer-fichiers/

Inist-CNRS (14.09.2021). Conseils pour l'organisation des données. Doranum. https://doi.org/10.13143/H6GX-E249

Université de Lausanne (2019). Règles de nommage des fichiers et dossiers. Unil. https://www.unil.ch/openscience/files/live/sites/openscience/files/Donnees_de_recherche/Files/GC_Organiser_ses_donnees_Regles_Nommage_2019.pdf

Université du Québec à Montréal (s.d.). Gestion des données de recherche. UQAM. http://guides.bibliotheques.uqam.ca/themes/172-Gestion-des-donnees-de-recherche?tab=1044

UK Data Service. (2021). Versioning. UK Data Service. https://ukdataservice.ac.uk/learning-hub/research-data-management/format-your-data/versioning/

 

Version 2

Dernière relecture et approbation : 20.02.2022